Funcionalidades de SOPlanning

SOPlanning es un software de planificación en línea que organiza personas, proyectos, lugares y equipamiento en una sola vista, compartida por todo el equipo.

Una planificación clara, desde el ángulo que usted elija

• Cuatro vistas: por persona, por proyecto, por lugar o por recurso, con cambio en un clic entre las vistas de personas y proyectos.
• Visualización por día o por hora, tanto si gestiona por semanas como al minuto.
• Vista compacta para una visión de conjunto, vista larga con horarios, duraciones e indicador de ocupación de la jornada.
• Elección libre del periodo mostrado, accesos directos (hoy, semana pasada, inicio + 3 meses…) y flechas para avanzar o retroceder.
• Filtros por persona, equipo, proyecto, grupo de proyectos, estado, lugar, recurso y competencia.
• Búsqueda de texto libre en los títulos, comentarios, enlaces y el campo personalizado de las tareas.
• Filtros personalizados guardados, disponibles en un clic.
• Orden por nombre o identificador, con agrupación por equipo o por grupo de proyectos.
• Líneas de síntesis opcionales: total de horas por día, número de tareas, tasa de carga diaria.
• Resumen detallado bajo la planificación, sobre el periodo mostrado, con totales y acceso directo a las tareas.
• Toda la información de una tarea al pasar el ratón.
• Encabezados fijos durante el desplazamiento, día actual resaltado, fines de semana y festivos en gris u ocultos.
• Actualización automática de la planificación, opcional.

Tareas rápidas de crear y reorganizar

• Clic en una celda vacía: la fecha y la persona, el proyecto, el lugar o el recurso de la línea ya están rellenados.
• Arrastrar y soltar para mover o copiar una tarea en el tiempo, o hacia otra persona u otro proyecto.
• Cuatro formas de definir la duración: jornadas completas, mañana o tarde, horas de inicio y fin, o simple volumen de horas, con duración de la pausa.
• Una misma tarea asignada a varias personas en una sola entrada.
• Recurrencias cada N días, semanas o meses, hasta la fecha que elija.
• Festivos y días no laborables gestionados en las recurrencias: desplazar, no añadir o añadir de todos modos.
• Modificación de todas las repeticiones de una recurrencia, eliminación de la serie completa o de las repeticiones anteriores o posteriores a una fecha.
• Título, estado, comentarios, enlace, archivos adjuntos, lugar, recurso, competencia requerida y campo personalizado.
• Hitos y entregables señalados con un pictograma en la planificación.
• División de una tarea en dos en la fecha que elija, duplicación de una tarea existente.
• Selección de varias tareas con la tecla Ctrl para eliminarlas de una vez.
• Límite de una sola tarea por día y por persona, opcional.
• Lista «Mis tareas» o «Todas las tareas», con filtros y agrupación por proyecto, estado o persona.

Proyectos y presupuestos

• Ficha de proyecto completa: identificador, color, estado, propietario, grupo, carga, fecha de entrega, enlace y comentarios.
• Grupos de proyectos para clasificar su cartera.
• Lista de proyectos con filtros por estado, grupo, periodo y búsqueda, y acceso directo a la planificación de un proyecto.
• Duplicación de un proyecto con sus tareas, para usarlo como plantilla.
• Desplazamiento de todas las tareas de un proyecto en una sola operación cuando el calendario se retrasa.
• Duplicación de las tareas de un proyecto en un nuevo periodo.
• Acciones disponibles directamente desde la línea del proyecto en la planificación.
• Presupuesto en importe y en tiempo, tarifa por hora por persona, personalizable proyecto por proyecto.
• Seguimiento de lo consumido, lo restante y la rentabilidad de cada proyecto, calculados a partir de las tareas planificadas.
• Elección de los estados de tarea incluidos en el cálculo de rentabilidad.

Equipos y competencias

• Ficha por persona: color, puesto, datos de contacto, equipo, tarifa por hora.
• Equipos para organizar, filtrar y ordenar la planificación.
• Cuentas que se pueden desactivar sin perder datos, personas visibles o no en la planificación.
• Competencias asignadas a cada persona, en un módulo que se activa según sus necesidades.
• Competencia requerida en una tarea: la lista de personas se reduce a quienes la poseen.
• Filtro de la planificación por competencias de las personas o por competencia requerida en las tareas.
• Competencias de una persona visibles al pasar el ratón sobre su nombre.

Recursos y lugares

• Módulos activables: salas, sedes, vehículos, máquinas, equipamiento…
• Vista de planificación dedicada a lugares y recursos, para ver de un vistazo qué está ocupado.
• Reserva exclusiva: un lugar o recurso marcado como exclusivo no se puede reservar dos veces al mismo tiempo.
• Color por lugar y por recurso, aplicado a las tareas si lo desea.

Derechos de acceso precisos

• Derechos definidos persona por persona, por ámbito: usuarios, proyectos, grupos, planificación, lugares, recursos, competencias, parámetros, estadísticas y auditoría.
• Modificación de la planificación: solo lectura, sus propias tareas, sus propios proyectos, su equipo o toda la planificación.
• Visibilidad de los proyectos: todos, los del equipo, los propios o una lista elegida.
• Visibilidad de las personas: todas, las del equipo o una lista elegida.
• Posibilidad de mostrar a un usuario solo las tareas que tiene asignadas.
• Gestión de usuarios delegada en un responsable de equipo.
• Copia de los derechos de un usuario al crear una cuenta y modificación de derechos por lotes.
• Acceso privado, acceso público sin cuenta o acceso mediante un enlace protegido por una clave.
• Las exportaciones aplican los derechos y filtros de cada usuario: solo se exporta lo que se ve en pantalla.

Notificaciones por correo electrónico

• Correo a las personas asignadas al crear, modificar o eliminar una tarea.
• Destinatarios adicionales a elegir, sin duplicados.
• Sin notificación por sus propias entradas.
• Recordatorio antes del inicio de una tarea, con una antelación en minutos, horas o días.
• Alerta tras el vencimiento si la tarea no ha alcanzado el estado esperado.
• Enlace directo a la tarea en el correo.
• Recepción activable o no para cada persona.
• Envío a través de su propio servidor SMTP, con correo de prueba integrado.

Exportaciones y calendarios

• PDF de la planificación, de A4 a A0, en vertical u horizontal, en varias páginas, con resumen opcional.
• Calendario PDF compacto y diagrama de Gantt PDF con hitos.
• Archivo Excel (XLSX) en dos hojas: la cuadrícula de la planificación en color y la lista completa de tareas, con fechas y duraciones utilizables en Excel.
• CSV de la planificación y CSV de datos brutos para sus propios análisis.
• Sincronización iCal con Outlook, Gmail, iPhone y otros calendarios, mediante suscripción permanente o importación puntual.
• Calendario limitado a sus tareas o a una lista de proyectos, con el número de meses pasados que desea incluir.

Estadísticas y seguimiento

• Gráficos de carga por persona y por proyecto, por día, semana o mes, en horas o en días.
• Pantalla de rentabilidad de los proyectos: presupuesto y tiempo consumidos, restantes, tasa de rentabilidad.
• Cobertura de competencias: número de personas por competencia y alerta sobre los puntos débiles del equipo.
• Carga planificada por competencia en el periodo que elija.

Aplicación móvil y trabajo en movilidad

• Aplicación móvil para Android e iPhone, en Google Play y App Store.
• Inicio de sesión con usuario y contraseña, o con un código QR que se escanea desde la versión web.
• Consulta y gestión de las tareas desde el teléfono, respetando los derechos de cada usuario, con archivos adjuntos y perfil.
• Aplicación incluida en la oferta alojada. En una instalación propia, está disponible con una licencia y requiere acceso HTTPS.
• Interfaz web adaptada a smartphones y tabletas.
• Icono de SOPlanning para colocar en la pantalla de inicio del teléfono.

API e integración

• API REST para conectar SOPlanning con sus herramientas, en ambos sentidos.
• Tareas, proyectos, personas, equipos, grupos de proyectos, lugares y recursos en lectura y escritura, estados en lectura.
• Búsqueda de tareas por persona, proyecto y periodo, con orden y paginación.
• Acceso protegido por una clave que usted define.
• Documentación en línea accesible desde los parámetros.
• Importación de datos desde archivos CSV.

Seguridad y autenticación

• Inicio de sesión con cuenta SOPlanning, directorio LDAP, Active Directory o cuenta de Google.
• Inicio de sesión único SAML 2.0: Microsoft Entra ID (Microsoft 365), ADFS, Okta, Google Workspace, Keycloak…
• Elección y prueba del modo de conexión directamente en los parámetros, con cuentas de emergencia para no perder nunca el acceso.
• Autenticación de dos factores con Google Authenticator.
• Contraseñas almacenadas en forma de hash, complejidad obligatoria opcional.
• Bloqueo automático tras varios intentos de conexión fallidos.
• Restablecimiento de la contraseña por correo, opción «Recuérdame».
• Conexión móvil con código QR de un solo uso, válido durante 3 minutos.
• Tipos de archivos adjuntos limitados a la lista que usted autorice.

Trazabilidad y copias de seguridad

• Módulo de auditoría activable: tareas, proyectos, grupos, usuarios, equipos, lugares, recursos, estados y conexiones.
• Historial de cambios, con los valores anteriores y posteriores.
• Restauración de un dato modificado por error.
• Duración de conservación del historial ajustable de 5 a 360 días.
• Copia de seguridad integrada, completa o por tipo de datos, archivos adjuntos incluidos.
• Restauración desde la interfaz.

Personalización

• 15 temas de color, su logotipo y el título que elija.
• Interfaz en 13 idiomas: francés, inglés, alemán, español, italiano, neerlandés, portugués, portugués de Brasil, polaco, danés, húngaro, indonesio y esloveno.
• Estados de tareas y proyectos a su medida: nombre, color, porcentaje de avance, prioridad y estilo del texto.
• Estado mostrado en el resumen y en la lista de proyectos con su nombre, un porcentaje o un punto de color.
• Color de las tareas según el proyecto o la persona, el estado, el recurso o el lugar.
• Contenido de las celdas a elegir: código o nombre del proyecto, de la persona, del lugar o del recurso, o título de la tarea.
• Iconos en las tareas con enlace o comentario, borde biselado en las tareas de menos de una jornada.
• Días mostrados, en gris y laborables ajustables para cada día de la semana, franjas horarias mostradas a elegir.
• Duración de una jornada, una mañana y una tarde según su organización.
• Festivos para importar de 17 países, vacaciones escolares francesas (zonas A, B y C) y adición de sus propios cierres.
• Zona horaria y formato de fecha.
• Preferencias de cada usuario: idioma, vista predeterminada, fecha de apertura de la planificación y opciones de visualización.

Despliegue: en línea o en sus servidores

• Oferta alojada, lista para usar, sin instalación.
• Software libre con licencia GNU GPL v3, para instalar en su propio servidor y conservar el control de sus datos.
• Instalación propia en Windows o Linux con PHP 7.3 o superior y MySQL o MariaDB.
• Instalador guiado, base de datos actualizada automáticamente con cada nueva publicación.
• Aviso en la interfaz cuando hay una nueva publicación disponible, desactivable.
• Imagen Docker oficial soplanning/soplanning en Docker Hub, para procesadores amd64 y arm64.
• Con Docker: aplicación, base de datos y envío de notificaciones iniciados juntos, instalación y actualizaciones automáticas.
• HTTPS en unas pocas líneas con certificado automático, o detrás de su proxy existente (Synology, Nginx Proxy Manager, Traefik…).

Primeros pasos

• Tutorial de inicio en la primera conexión, con vídeos cortos.
• Ayuda en línea integrada en la aplicación.
• Soporte por correo electrónico.