Les différents modes d’affichage
Dans le menu “Affichage” vous trouverez tous les affichages disponibles dans SOPlanning :
- Planning par personnes : SOPlanning dispose les personnes/utilisateurs dans la colonne de gauche, les tâches sont ainsi disposées sur les lignes de chaque personnes.
- Planning par projets : SOPlanning dispose les projets dans la colonne de gauche, les tâches sont ainsi disposées sur les lignes de chaque projet.
- Planning lieux : Si ce module est activé, SOPlanning dispose les lieux dans la colonne de gauche, les tâches relatives à ces lieux seront disposées sur les lignes correspondantes.
- Planning ressources : Si ce module est activé, SOPlanning dispose les ressources dans la colonne de gauche, les tâches relatives à ces lieux seront disposées sur les lignes correspondantes.
- Agenda personnes : Cet affichage en mode agenda permet d’afficher l’ensemble des tâches pour chaque personne pour une journée précise. Les noms des personnes sont affichées en haut du planning, les tranches horaires de la journée sélectionnée sont dans la colonne de gauche.
- Vue par heure : les colonnes du planning sont les tranches horaires (1 colonne = 1 heure). Ainsi vous pouvez suivre vos projets heure par heure et visualiser les tâches qui couvre plusieurs heures.
- Vue par jour : les colonnes du planning sont les jours, il s’agit de l’affichage par défaut de SOPlanning
- Afficher les lignes vides : par défaut SOPlanning affiche toutes les lignes (personnes, projets, etc) du planning. Si vous désactivez cette option, SOPlanning n’affichera que les lignes contenant au moins une tâche sur la période sélectionnée.
- Afficher ligne de total : affiche une ligne supplémentaire sous le planning, contenant le total horaire de chaque colonne
- Affichage récapitulatif : affiche un tableau récapitulatif de toutes les tâches en dessous du planning. Cette version est plus “textuelle” et permet une lecture plus détaillée des tâches.
Une fois un choix effectué dans ce menu, vous pouvez passer d’une vue à l’autre sans paramétrage supplémentaire.
Sélection des dates à afficher
Le planning est affiché selon une date de début et une date de fin (sauf pour l’affichage agenda, qui n’affiche qu’un jour).
C’est vous qui choisissez la période de temps à afficher dans le planning en cliquant sur les dates en haut à gauche.
Le module vous permet alors de choisir la date de début, la date de fin, ou de préselectionner une date avec des raccourcis (aujourd’hui, semaine dernière, etc). Il suffit de cliquer sur le bouton de validation pour changer instantanément la période de temps affichée.
Vous pouvez également utiliser les boutons situés à droite du choix des dates (boutons avec flèches avant et arrière). Ces boutons vous permettent de décaler le planning dans un sens ou dans l’autre. Le décalage appliqué correspond à la durée affichée : si vous affichez 2 mois, les boutons décaleront le planning de 2 mois, ainsi de suite.
Les filtres
Les différents filtres présents permettent de personnaliser l’affichage pour ne voir que les tâches qui vous intêressent.
Vous pouvez filtrer par utilisateur, par projet, par statut des tâches, par statut des projets, par lieu ou par ressource.
Pour chacun de ces filtres vous pouvez cocher plusieurs choix. Une fois le filtre appliqué, il devient rouge pour voir rapidement qu’un filtre est actif. Seules les tâches correspondant à ces choix seront affichées.
Vous pouvez à tout moment retirer un filtre en cliquant à nouveau sur le filtre, puis sur le bouton Désactiver.
Autres options d’affichage
Vous pouvez trier le planning selon votre choix : tri par nom de personne ou identifiant si le planning est affiché par personne, ou tri par nom de projet ou identifiant de projet si le planning est affiché par projet.
Vous pouvez également afficher un niveau supplémentaire en sélectionnant Equipe pour la vue par personne, ou Groupe de projets pour la vue par projet.
Vue détaillée / vue compacte : par défaut SOPlanning affiche une vue compacte des tâches, indiquant seulement l’identifiant de la personne ou du projet. La vue détaillée élargit la cellule d’une tâche pour afficher des informations supplémentaires (toutes les informations sont de toutes façon affichées au survol des tâches) : heure de début de la tâche, durée de la tâche, total horaire de la journée pour la personne assignée à cette tâche, et jauge de “remplissage” : elle indique 100% si le total des tâches de la personne sur la journée correspondent au maximum d’heures de travail disponibles. Exemple : une personne a une tâche de 5h et une autre de 3h, la jauge indiquera 100% si vous avez activé 8 heures disponibles dans SOPlanning.
Vous pouvez personnaliser la navigation dans le planning : en activant Ascenceur en haut du planning, vous rajouter un ascenceur au dessus du planning qui sera utile si vous avez une longue liste de projets/personnes.
L’option Flèches de navigation ajoute des flèches de par et d’autre du planning, vous permettant de naviguer vers la droite ou vers la gauche du planning par bonds successifs.
L’option Entêtes flottantes vous permet de conserver l’entête du planning (les dates et jours) même lorsque vous défiler la page vers le bas. Cela revient plus ou moins au principe de vérouillage des lignes sous Excel.
Le planning et le formulaire de gestion de tâche
Le planning est simple et intuitif. En vue par personne, les petites cellules représentant les tâches indiquent l’identifiant du projet concerné par la tâche. A l’inverse, en vue par projet, on affiche l’identifiant de l’utilisateur assigné à la tâche.
Au survol de la souris sur une tâche, vous pouvez consulter l’ensemble des informations de la tâche. Il suffit de cliquer sur la cellule d’une tâche pour la modifier.
La liste des tâches, projets et personnes affichées découlent directement des droits de la personne connectée. Suivant les droits qui lui ont été attribués dans la gestion des utilisateurs, la personne connectée verra plus ou moins d’informations.
Lors du clic sur un jour vide, ou en dessous de tâches existantes, vous accédez directement au formulaire de création de tâche, et le projet ou la personne correspondant est pré-sélectionné, ainsi que la date. Vous pouvez également ajouter une tâche directement depuis le menu en haut de l’outil “Planning >> Ajouter une tâche” ou depuis le bouton coloré “Ajouter une tâche”.
Dans le formulaire de tâche seuls quelques champs sont obligatoires : le projet, l’utilisateur assigné, la date de début, et la durée.
Tous les autres champs sont là pour vous permettre d’aller plus loin dans la gestion de vos projets et vous offrir plus de possibilités.
Concernant la personne assignée, on peut en renseigner plusieurs lors de la création de tâche. La tâche saisie sera alors dupliquée à chaque personne, chaque tâche étant indépendante.
La durée d’une tâche peut être sous la forme suivante : une date de fin (donc plusieurs jours à la suite), ou une durée en heures/minutes, ou une heure de début et de fin, ou matin ou après-midi. Ces 4 possibilités vous offrent toute la souplesse de coordonner des tâches et projets de différentes tailles en gérant de manière micro ou macro. Vous pouvez sans problème mixer des tâches de plusieurs jours avec des tâches de quelques heures, SOPlanning affichera au mieux selon vos données.
La récurrence vous permet de planifier une tâche à interval régulier : tous les jours / semaines / mois, selon vos besoins. Vous pouvez jouer avec les différentes options : répéter tous les X jours si l’on veut pouvoir espacer les tâches dans le temps, définir une date de fin de la répétition, et gérer le cas des jours non travaillés (décaler au jour suivant, ne pas ajouter ou ajouter quand même).
Les statuts permettent l’application de filtre dans le planning. Certains statuts comme le statut “Terminé” affiche la tâche en barré dans le planning.
La notion de livrable se rapproche d’un diagramme de Gantt : il s’agit d’une tâche réprésentant une livraison à une date donnée. la tâche affiche alors un pictogramme adapté, servant de repère visuel.
Les lieux et ressources sont des modules facultatifs permettant d’assigner des items autres que les personnes et projets. Cela vous permet de gérer la réservation d’emplacements / salles, matériels, véhicules, etc.
La notification par email est activée par défaut. Important : l’email ne sera envoyé que si cette case est cochée, que l’utilisateur assigné à un email valide renseigné dans sa fiche, et qu’il a bien activé l’option pour recevoir les notifications de SOPlanning.
Plusieurs utilisateurs peuvent sans problème accéder et modifier le planning ou la même tâche en même temps : les informations sauvegardées sont celles de la dernière personne ayant validé le formulaire.
Les exports
Plusieurs types d’export sont disponibles.
Si vous ne trouvez pas l’export souhaité, l’équipe de SOPlanning peut en développer un sur mesure pour vous, veuillez nous contacter.
Vous pouvez exporter les informations du planning en format :
- CSV (ouvrable dans excel)
- en fichier excel avec une mise en forme proche de celle du planning
- en PDF (page courante)
- en diagramme de Gantt (utilisé pour la gestion de projets avec jalons)
- en export ICal, à synchroniser avec outlook ou Gmail afin de pouvoir consulter vos tâches directement dans votre agenda perso/pro
- en mode calendrier : il s’agit d’une vue simplifiée (format calendrier papier)
Le récapitulatif du planning
Ce tableau de synthèse est facultatif, vous pouvez le désactiver dans le menu Affichage.
Il permet une lecture plus détaillée des différentes tâches, en indiquant également un notion de total et de charge pour chaque ligne (personne ou projet selon la vue).
Il est possible de modifier les tâches en cliquant sur les différents blocs décrivant les tâches.